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Dringender Handlungsbedarf: Die E-Rechnungs-Pflicht ist da – mit weitreichenden Folgen
Am 27. März 2024 hat der Gesetzgeber das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Das Ziel: Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen zu stärken und gleichzeitig Steuervereinfachung und -fairness zu erreichen. Was auf den ersten Blick nach einer Erleichterung für Unternehmen klingt, stellt in Wirklichkeit eine immense Herausforderung dar. Sie trägt den Namen „E-Rechnung“!
Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen nämlich gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und gesetzeskonform digital und revisionssicher zu archivieren. Ab dem 01.01.2027 ist sogar die ausschließliche Ausstellung von E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben. Wer gegen diese gesetzliche Vorschrift verstößt, riskiert wortwörtlich seinen Kopf – denn es droht eine Aberkennung des Vorsteuerabzuges!
Was die Gesetzgebung vorschreibt, wann diese in Kraft tritt und wie Sie die Anforderungen erfüllen können? – Lesen Sie hier…
Welche Gesetzesänderungen treten in Kraft?
Der Gesetzgeber hat bereits zum 01.01.2025 mit dem Wachstumschancengesetz weitreichende Gesetzesänderungen hinsichtlich des Rechnungsverkehrs vorgenommen. Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind und Rechnungen an Unternehmen stellen, sind per Gesetz dazu verpflichtet, E-Rechnungen seit dem 01. Januar 2025 empfangen zu können.
Wer an dieser Stelle glaubt, dass die Fähigkeit zum Empfangen von PDF-Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, irrt sich gewaltig. Doch dazu später mehr…
Darüber hinaus bringt die Pflicht zur Empfangsfähigkeit von E-Rechnungen eine weitere Herausforderung mit sich, die zugleich eine große Chance ist: Die digitale Archivierung. Denn erhält ein Unternehmer eine Rechnung digital, ist diese gem. § 146, 147 und 200 AO auch in einem digitalen, revisionssicheren Archiv aufzubewahren. Die E-Rechnung als digitales Rechnungsformat zwingt den Empfänger folglich dazu, eine digitale Archivierung gem. GoBD zu führen. Er benötigt ein Dokumentenmanagementsystem!
Wer an dieser Stelle glaubt, es bestehe die Chance, nie eine E-Rechnung zu erhalten, dem widerspricht der Gesetzgeber gleich zweimal.
Im Zuge des Wachstumschancengesetztes wurde nicht nur das Rechnungsformat neu definiert, sondern auch das Wahlrecht jenes Formats neu verteilt. Vor dem 01.01.2025 hatte im B2B-Sektor bislang der Rechnungsempfänger das Wahlrecht, ob eine Rechnung digital oder physisch übermittelt werden soll. Im Zuge der Gesetzesänderung geht dieses Wahlrecht nun, temporär, auf den Rechnungsersteller über. Dieser hat nun das Recht zur ausschließlichen Ausstellung von E-Rechnungen – denn jeder Unternehmer muss diese ja bereits empfangen können.
Möglicherweise kommt nun der Gedanke auf, man können eine Absprache mit seinen Lieferanten treffen. Das Wahlrecht des Rechnungserstellers lässt dies zwar zu, allerdings nur temporär. Denn: Ab dem 01.01.2027 ist die ausschließliche Ausstellung von E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben!
Spätestens jetzt sollte jedem Unternehmer klar geworden sein, dass er sich mit dem Thema unbedingt auseinandersetzen muss. Die E-Rechnung ist da – und sie wird auch nicht mehr gehen!
Welche Regelungen treten zu welcher Zeit in Kraft?
Aufgrund des kurzfristigen Inkrafttretens im März 2024 hat der Gesetzgeber einige Übergangsregelungen geschaffen. Die Gesetzesgrundlage der Übergangsfrist ist § 27 Abs. 38 UstG zu entnehmen.
Die einzelnen Fristen in einer Übersicht:
Ab 01.01.2025
Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen – alle Unternehmen müssen E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen empfangen, verarbeiten und digital archivieren können
Ab 01.01.2025
Möglichkeit zur Ausstellung von E-Rechnungen – Unternehmen als Rechnungsersteller im B2B-Sektor haben das Wahlrecht bzgl. des Rechnungsformates
Ab 01.01.2027
Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen – für alle inländischen Unternehmen, die im B2B-Sektor als Rechnungsersteller auftreten, mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800 T€
Ab 01.01.2028
Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen – für alle inländischen Unternehmen, die im B2B-Sektor als Rechnungsersteller auftreten
Was bedeutet das jetzt für Sie konkret?
Haben Sie noch keine Lösung zur Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen wie dem Kendox DMS, besteht JETZT dringender Handlungsbedarf! Spätestens zum 01.01.2028 werden Sie nur noch E-Rechnungen erhalten und versenden dürfen!
Für wen gelten die Änderungen?
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Entgegennahme und zur Übermittlung von E-Rechnungen für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen.
Ausnahmen macht der Gesetzgeber nur für Unternehmen, die Kleinunternehmer im Sinne des § 19, 19a UstG sind und deren Umsätze generell steuerfrei sind. Darüber hinaus sind Kleinbetragsrechnungen bis 250€ brutto von der Pflicht ausgenommen.
Generell lässt sich daher sagen: Die Änderungen gelten für JEDEN.
Welche Anforderungen stellt der Gesetzgeber an eine Archivierung?
Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen nach § 146, 147 und 200 AO dazu, originär digitale Belege auch digital aufzubewahren. Originär digital bedeutet in diesem Kontext, dass die Belege das Unternehmen digital, zum Beispiel via E-Mail, erreicht haben.
Die E-Rechnung als digitales Rechnungsformat erreicht den Unternehmer digital – und das bedeutet konkret:
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E-Rechnungen sind zwingend digital aufzubewahren
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E-Rechnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (aktuell acht Jahre plus das angefangene Wirtschaftsjahr) direkt aufrufbar sein
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Ein reiner Ausdruck von E-Rechnungen zur Aufbewahrung ist unzulässig. Die Archivierung muss digital, unveränderbar und GoBD-konform erfolgen
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Die Unversehrtheit des Inhalts einer E-Rechnung, insbesondere des strukturierten Teils, muss bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein
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Die Echtheit der Herkunft sowie die maschinelle Lesbarkeit müssen stets gewährleistet werden
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Änderungen müssen protokolliert werden und die Originaldatei muss jederzeit abrufbar sein, ebenso wie frühere Versionen (Versionierungspflicht)
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Eine retrograde Verknüpfung digitaler Belege zum Buchungssatz in Ihrem ERP-System muss mglich sein
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Bei Betriebsprüfungen muss ein elektronischer Export aller Rechnungen bereitgestellt werden können
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
E-Rechnung ist die gebräuchliche Abkürzung für den Begriff “Elektronische Rechnung“. Der Gesetzgeber macht hier, u. a. in Vorbereitung auf die Einführung eines elektronischen Meldesystems, die europäische Norm EN-16931 als verpflichtende Grundlage. Dabei ist die E-Rechnung technologieoffen ausgestaltet, sodass alle E-Rechnungs-Formate, die jene Norm erfüllen, zugelassen sind.
Welche Formate erfüllen diese Norm?
Anders als bei einer PDF-Rechnung oder einer Rechnung in Papierform steht bei der Norm nicht mehr der visuelle Aspekt im Vordergrund, sondern die strukturierten Daten einer Rechnung. In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungs-Formate etabliert, die die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung und deren technischen Umsetzung nach Norm EN-19631 erfüllen. Dies sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung.
Während eine ZUGFeRD-Datei eine PDF-Datei ist, in der eine XML-Datei mit den strukturierten (also maschinell verarbeitbaren) Rechnungsdaten eingebettet ist (hybrides Format), ist eine XRechnung ein reines XML-Format. Dieses lässt sich ohne besondere Hilfsmittel für den Anwender nicht mehr lesen, da es sich lediglich um Datensätze handelt. Die Verteilung, Verarbeitung und Rechnungsprüfung sind somit ohne entsprechende technische Unterstützung NICHT möglich.
Was bedeutet das für Ihre Praxis?
Egal, ob Sie ZUGFeRD- oder XRechnungen erhalten – beide werden als Anhang einer E-Mail übermittelt und unterliegen damit den Regeln zur digitalen Archivierung. Zudem sind XRechnungen ohne technische Unterstützung nicht mehr verarbeitbar!
Verletzung der Pflicht = schwerwiegende Konsequenzen!
Bereits jetzt sollte Ihnen als Unternehmer deutlich geworden sein, dass der Gesetzgeber Sie durch neue Regulatorik zum Handeln zwingt. Ein Ausblick auf die zu erwartenden Konsequenzen verdeutlicht die Ernsthaftigkeit.
Spätestens ab dem 01.01.2028, wenn sämtliche Übergangsfristen zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgelaufen sind, drohen ernsthafte Konsequenzen bei Missachtung.
Denn: Papierrechnungen und reine PDF-Rechnungen gelten gem. §14 Abs. 1 Satz 3 UStG seit dem 01.01.2025 nur noch als „Sonstige Rechnungen“. Die Zulassung des Vorsteuerabzuges für sonstige Rechnungen lässt das Finanzamt noch zu – aber nur bis zum 01.01.2027 und mit strengeren Prüfungen.
Ab dem 01.01.2027 bzw. 01.01.2028 erfüllen Papierrechnungen und PDF-Rechnungen als „sonstige Rechnungen“ nicht mehr die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung gem. § 27 Abs. 38 UStG i.V.m. §14 Abs. 1 Satz 3 UStG. Zum Vorsteuerabzug sind jedoch NUR Rechnungen berechtigt, welche korrekterweise gem. § 14 UStG ausgestellt wurden.
Das bedeutet: Sie verlieren den Anspruch auf Vorsteuerabzug zukünftig und rückwirkend für alle Rechnungen ab dem 01.01.2027, die keine E-Rechnung sind.
Und nun kommen wir zum eigentlichen Problem. Die Prüfpflicht, ob eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht, liegt beim Rechnungsempfänger. Selbst wenn Sie als Rechnungsersteller nur E-Rechnungen ausstellen, überträgt der Rechnungsersteller das Risiko auf Sie, keine Vorsteuer abziehen zu können!
Folgendes Szenario: Sie erhalten am 02.01.2027 eine PDF-Rechnung über 5 T€ netto. Ohne technische Unterstützung können Sie nicht identifizieren, ob es sich um eine reine PDF-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung handelt. Einmal können Sie Vorsteuer ziehen, einmal nicht. Nun rechnen Sie dies doch einmal auf Ihr Einkaufvolumen hoch…
Es handelt sich um eine insolvenzgefährdende Gefahr – weshalb Sie JETZT handeln müssen!
Nicht nur Herausforderung, sondern auch Chance!
Meistens wird die E-Rechnung nur als Herausforderung und Gefahr gesehen, nicht jedoch als Chance zur Steigerung der Effizienz. Die E-Rechnung als Rechnung mit strukturierten, maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten, bietet auch erhebliche Vorteile:
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Automatisierung: E-Rechnungen können durch ein Eingangsrechnungsmanagement, wie dem von Kendox, vollautomatisiert über eine Schnittstelle im ERP-System verbucht werden
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Arbeitszeiteinsparung: Die Automatisierungen sorgt für Zeiteinsparungen in der Rechnungsverarbeitung – Sie gewinnen Zeit
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Keine Belegerkennung: Die strukturierten Rechnungsdaten lassen eine Rechnungserkennung mithilfe von OCR an Notwendigkeit verlieren
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Skonto-Erträge: Ein digitaler Eingangsrechnungsworkflow mit E-Rechnungen ermöglicht eine schnellere Rechnungsverarbeitung, sodass Skonto-Beträge bei vorhandener Liquidität gezogen werden können
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Transparenz: Der Workflow schafft jederzeit einen Überblick, wo Rechnungen stehen – Fristen können über Eskalationen gesteuert werden
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CO2-Einsparung: Ein Papierdruck zur Rechnungsprüfung entfällt
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Flexibles Arbeiten: Mitarbeiter können von überall arbeiten – ohne physische Unterlagen zu benötigen
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New Work: Eine moderne Arbeitsweise, die junge Menschen anspricht
Und: In der Regel bekommen unsere Kunden die Investition in einen E-Rechnungsworkflow sehr schnell zurück “bezahlt“. Die Effizienzsteigerung zahlt sich aus: weniger Personalkosten, mehr Skonto-Erträge = weniger Kosten/ mehr Gewinn!
Unsere Lösung: Der eRechnungs-Workflow von Kendox
Effizient, schnell, transparent und kostenbewusst: Mit dem E-Rechnungs-Workflow von Kendox profitieren Sie von den Chancen der E-Rechnung und erfüllen zugleich alle gesetzlichen Anforderungen.
Am Anfang des Prozesses steht der Eingang der elektronischen Rechnungen. Unsere Lösung greift die E-Rechnungen automatisch ab – egal ob diese per E-Mail eintreffen oder über ein Download-Portal zur Verfügung gestellt werden. Im Anschluss identifiziert das System das jeweilige E-Rechnungs-Format, interpretiert jenes zur automatischen Verbuchung und importiert die Dokumente anschließend in das Dokumentenmanagementsystem von Kendox – vollautomatisiert.
Der Game-Changer: Bei XRechnungen wird zur Ermöglichung der Prüfung ein PDF-Dokument erstellt und den Benutzern im System angezeigt. Ebenso sehen die Nutzer im DMS, ob eine Rechnung als reine PDF-Datei oder als ZUGFeRD-Datei eingegangen ist. Damit können Sie die Berechtigung zum Vorsteuerabzug überprüfen und Lieferanten anmahnen!
Nach dem Import ins DMS kann ein kundenindividueller Rechnungsworkflow angestoßen werden. Die Automatisierungstiefe ist dabei variabel anpassbar – von einem einfachen Freigabeprozess mit anschließender manueller Buchung im ERP-System bis zum vollumfänglichen Rechnungsworkflow mit automatischer Prüfung anhand von Bestellungen/ Wareneingängen, Kontierung und anschließender vollautomatischer ERP-Verbuchung. Der Prozess wird nach Ihren Anforderungen gestaltet.
Sie möchten mehr über den E-Rechnungs-Workflow von Kendox wissen? Dann melden Sie sich gerne!
Keine Sorge - Wir helfen Ihnen!
Die Gesetzesänderung zur E-Rechnung und die daraus entstandenen Anforderungen an Unternehmen sind komplex und anspruchsvoll. Wer sich an dieser Stelle ein bisschen überfrachtet fühlt, ist damit nicht allein. Denn: Viele Unternehmen, die wir unterstützt haben, fühlten sich genauso!
Wir beraten und unterstützen Sie gerne dabei, die rechtlichen Anforderungen an die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre Unternehmensprozesse digitaler, günstiger und schlanker zu gestalten.
Sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung!
Sie erreichen uns telefonisch unter 04191 5066999, bequem per E-Mail oder über das Kontaktformular unserer Website.
Disclaimer:
Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihren Rechtsanwalt