In 2024 wird auf alle Unternehmen eine mächtige Aufgabe zu kommen – wir alle müssen in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen, archivieren und zu verarbeiten.
Was sich zunächst als Randnotiz anhört und die meisten denken lassen wird: „Kein Thema, PDF-Rechnungen erhalte ich heute schon…“ ist ein mächtiger Irrglaube, der noch viel Kraft von uns allen abverlangen wird.
Warum?
Um das beantworten zu können, muss man sich damit beschäftigen, was eine eRechnung ist und warum diese überhaupt „auf uns zu rollt“.
Auf uns zu rollt sie, weil der Gesetzgeber die eRechnungs-Pflicht zum 01.01.2025 im Gesetzgebungsverfahren eingebracht hat. Wenngleich diese Pflicht Teil des Wachstumschancengesetz ist, welches sich gerade im Vermittlungsausschuss befindet.
Allerdings ist die eRechnungspflicht nicht der Grund für die Diskussionen im Bundesrat und den Vermittlungsausschuss und aus dem ersten Vermittlungsergebnis gingen keine nennenswerten Änderungen diesbezüglich hervor. Es ist also fix damit zu rechnen, dass die eRechnungspflicht zum 01.01.2025 kommt – wahrscheinlich wird das Gesetz erst in der zweiten Jahreshälfte dann rechtskräftig verabschiedet.
Also darauf zu warten wäre wie das „Kaninchen vor dem Schlangenbau“. Denn der Aufwand ist nicht zu unterschätzen und die Übergangsfristen sind sehr einseitig.
Aber nochmal etwas sortierter:
A) Was ist im Sinne des Gesetzgebers denn eigentlich eine eRechnung?
B) Wer muss diese ab wann ausstellen?
C) Wer muss diese ab wann empfangen, archivieren und verarbeiten können?
D) Wer hat die Wahl über das Format?
E) Wie geht es weiter?
F) Fazit
eRechnung (A) ist die gebräuchliche Abkürzung für den Begriff „Elektronische Rechnung“. Der Gesetzgeber macht hier u. a. in Vorbereitung auf die Einführung eines elektronischen Meldesystems die europäische Norm EN-16931 als verpflichtende Grundlage.
Anders als eine PDF-Rechnung oder eine Rechnung in Papierform steht hier nicht mehr der visuelle Aspekt im Vordergrund, sondern die strukturierten Daten einer Rechnung. Diese Norm erfüllen aktuell nur die Formate ZUGFeRD ab 2.2.0 und XRecbnung.
Während eine ZUGFeRD-Datei eine PDF-Datei ist, in der eine XML-Datei mit den strukturierten (also maschinell verarbeitbaren) Rechnungsdaten eingebettet ist (hybrides Format), ist eine XRECHNUG ein reines XML-Format und ohne besondere Hilfsmittel für den Anwender nicht mehr lesbar - Beispiel:
Abb: Beispiel einer elektronischen XRechnung; Quelle: e-rechnung-bund.de
Das bedeutet im Umkehrschluss, ein Empfang, eine Verteilung und Rechnungsprüfung ist ohne besondere technische Hilfsmittel NICHT mehr möglich!
Für die Unternehmen, die bereits EDI verwenden sei gesagt, dass unter bestimmten Bedingungen die Weiterverwendung von EDI-Formaten weiterhin zulässig ist.
Ab 01.01.2025 (B) ist eines dieser beiden Formate (bzw. drei wenn man EDI mit einbezieht) verpflichtend anzuwenden, sofern es sich um Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen (b2b) handelt sowie wenn diese über 250 EUR liegen (Fahrkarten sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen). Bis heute gelten elektronische Rechnungen als „sonstige Rechnungen“, das ändert sich auch. Es werden dann ab 01.01.2025 eRechnungen zu dem führenden (verpflichtenden) Format und Papierrechnungen fallen ab dann unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.
Für den Versand von Rechnungen gelten – wie meistens bei uns in Deutschland – Übergangsfristen. Vereinfacht formuliert:
Unternehmen bis 800.000 EUR Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach §19 Abs. 3 UstG) bis 31.12.2027
Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis 31.12.2026
ABER,
für den Empfang (C) (einschl. Archivierung, Prüfung, Verarbeitung) von Rechnungen ist vorgesehen, dass dieser ohne Übergangsfrist ab dem 01.01.2025 von dem Unternehmen möglich sein muss.
Anders als bislang hat der Rechnungsempfänger jetzt auch nicht mehr die Wahlmöglichkeit bzw. muss dem Rechnungssteller NICHT mehr erlauben, die Rechnungen elektronisch zu versenden. Auch ist es NICHT mehr vorgesehen, dass der Rechnungsempfänger die Wahlfreiheit hat, wie die Rechnung in welchem Format durch den Rechnungssteller auszufertigen ist. Demnach liegt die Wahl des Formates (D) beim Rechnungssteller.
Das Thema eRechnung ist aktuell nicht Bestandteil der Diskussionen im vom Bundesrat angerufenen Vermittlungsausschuss, der den Entwurf zur weiteren Beratung wieder in den Bundesrat gegeben hat, welcher voraussichtlich (E) am 22.03.2024 darüber beraten wird.
Wann auch immer das Gesetz letztendlich verabschiedet wird, es gibt jede Menge für alle Unternehmen zu tun. Seitens der SAP gibt es für SAP B1 auf jeden Fall die Möglichkeit die Ausgangsseite schon heute als XRechnung einrichten zu lassen – ein Verfahren, das bei Bundesbehörden und einigen Bundesländern schon heute Standard ist.
Auf der Empfangsseite ist noch ungewiss, ob die SAP dafür eine geeignete Schnittstelle bereitstellen wird. Doch selbst wenn die SAP die Formate ZUGFeRD und XRechnung importieren könnte, bliebe die Frage offen, wie dann die Inhalte visualisiert (XRechnung) und in einen geeigneten Freigabeprozess überführt werden.
Mit unserem DMS-Partner, der Kendox AG, haben wir hierzu bereits heute die passenden Antworten. Empfang, Archivierung, Freigabeworkflow, Kontierung, Verbuchung in SAP – alles aus einer Hand möglich.
Fazit (F): Es steht schon einiges fest, aber vieles ist noch sehr vage. Darum werden wir als Ihr Partner für digitale Unternehmensprozesse am Ball bleiben und für Sie beobachten, was der Gesetzgeber und SAP hier beschließen. Das wird uns alle dieses Jahr noch betreffen und dementsprechend werden wir Sie auf dem Laufenden halten. Spätestens zur Jahresmitte sollten auch Sie diesbezüglich aktiv werden.Wenn Sie hierzu oder zu anderen Themen rund um Ihre Prozesse Fragen haben, kommen Sie wie immer gerne auf Ihren Berater zu – wir sind für Sie da!