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DMS4SAP Ausblick: SAP-Anhänge einfach & sicher finden!




Kennen Sie die Anhänge in SAP? Bestimmt!


Das sind die TABs, die es am Ende von fast allen Dialogen in SAP gibt (wie z.B. Einkaufsbelege, Verkaufsbelege, Geschäftspartner, Artikelstammdaten, Projekte, Produktionsauftrag, Aktivitäten, Opportunities).


Sicherlich wissen Sie auch, dass man dort jegliche Datei “anhängen“ kann. Aber kennen Sie auch die Nachteile dieser SAP-Funktion?



So lassen sich die Dateianhänge jederzeit löschen oder verändern, ohne dass man das nachvollziehen bzw. rückverfolgen könnte. Ferner ist die Suche danach sehr mühsam, denn die Dateien sind immer nur genau dort wieder zu finden, wo man sie abgelegt hat.


Hat man also eine Bestellung (z.B. gescannt oder die Mail-Datei) eines Kunden “C40000“ zu Projekt “Projekt A“ an den Kundenauftrag “487“ „gehängt“, so findet man diese Datei auch nur an diesem Kundenauftrag wieder. D.h., wenn man sich unsicher ist und weiß nur die Projektnummer oder den Kunden oder gar das es sich nur um irgendeinen Kundenauftrag irgendeines Kunden handelt, so ist man allein mit SAP ziemlich aufgeschmissen.


Abhilfe schafft da unsere neue Funktion im DMS4SAP.

Dokumente bzw. Dateien, die über die SAP-Anhänge abgelegt wurden, können mit der neuen Funktion automatisch ins Kendox-DMS abgelegt werden. Dazu werden die gleichen Regeln zur Indexierung verwendet, wie z.B. bei der DropZone oder ausgehenden Belegen.



Die Folge ist, dass diese Belege rechtssicher archiviert werden und nach allen Kriterien gesucht werden können, die auch für die Indexierung verwendet wurden. Also wurde im Kundenauftrag bereits eine Projektnummer vergeben, findet man diese Bestellung nun nach der Projektnummer “Projekt A“, dem Kunden “C40000“, der Belegart “Kundenauftrag“ oder der Auftragsnummer “487“ wieder. Natürlich kann man diese Kriterien auch miteinander kombinieren.


Und es kommt noch besser! Über die integrierte Volltextsuche, ähnlich wie die Google-Suche, können die Belege zusätzlich nach dem Inhalt gesucht werden, wie z.B. der Artikelbezeichnung oder dem Ansprechpartner. Die Anzeige des Dokuments geht natürlich auch einfach, direkt und ohne Umwege.



Mit diesem neuen Feature lassen sich selbstverständlich genauso bisher abgelegte “Altbelege“ automatisch archivieren – einfach und komplett eben…


Verfügbar ist diese Funktion ab der Clever!DMS4SAP Version 1.12.0, welche aktuell im finalen Test ist und voraussichtlich ab Juni zur Verfügung steht.


Hört sich interessant an?


Prima, wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Telefonisch unter 04191 – 5066999 oder ganz bequem per E-Mail an info@kippconsult.de.

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