Der Barcode – Arbeitserleichterung und Fehlerkiller zugleich



Viele Unternehmen nutzen ihn schon zur Digitalisierung - den Barcode. Die Mehrzahl unserer Kunden nimmt bereits seine Vorteile zur Archivierung von Dokumenten in Anspruch. Doch wozu benötigt man diesen geheimnisvollen Barcode? Und auf welche Art von Belegen ist er sinnvoll? Warum ist er ein absolutes „Muss“ für jeden Effizienzliebhaber?

Papierdokumente, die ohne einen Barcode gescannt werden, müssen einzeln – also jedes Dokument für sich – gescannt werden. Das ist notwendig, da sie für die spätere manuelle Zuordnung als eigene Datei je Dokument im Windows Explorer vorliegen müssen.

Hingegen, verwendet man ein Barcodeetikett auf jeder ersten Seite eines Dokumentes, können hunderte Dokumente in einem Schwung gescannt werden, da die von uns verwendete Lösung diese automatisch trennt und die Barcodenummer in ein eigenes Indexfeld schreibt.

Ohne einen Barcode auf dem Dokument geht es wie folgt weiter: Nach dem Scannen öffnet man das Dokument über den Windows Explorer, um die Eckdaten wie z. B. Kreditor, Rechnungsnummer, Belegdatum, Beträge einsehen und die Buchung im ERP-System, zum Beispiel im SAP, vornehmen zu können. Nach der Buchung erfolgt per Drag & Drop die Archivierung des Dokumentes in das Dokumentenmanagementsystem. Das Dokument muss dann im Windows Explorer gelöscht werden, um eine mehrfache Archivierung und Buchung zu vermeiden. Dieser Prozess ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.


Daher benutzen wir und unsere Kunden einen Barcode. Dies hat den Vorteil, dass eine Archivierung, und ggf. eine digitale Verteilung (ohne teures Kopieren), bereits vor der Buchung erfolgen kann.


Warum ist das möglich? Wie zuvor beschrieben, trennt die Automatik die Dokumente anhand des Barcodes und archiviert diese bereits. Der elektronisch verteilte Beleg ist im DMS direkt übersichtlich einsehbar und so kann der Barcode vom Beleg zusammen mit den weiteren Informationen wie z. B. Kreditor, Beträge, Belegnummer gelesen und im ERP System erfasst werden. Buchung und Dokument werden über diesen Code dann per Automatismus einander zugeordnet und als erledigt markiert. Daher muss nichts gelöscht werden und eine Fehlerquelle wird eliminiert. Auch kann die Ablage des Dokumentes nicht vergessen werden, da sie bereits erfolgt ist. Zunächst 100 Rechnungen archivieren, dann 100 Rechnungen buchen. Einfacher, schneller und effizienter als ohne Barcode.


Zusammenfassend kann man feststellen, dass der Barcode nur Vorteile hat. Zum einen bietet er eine Arbeitserleichterung und somit eine Zeit- und Kostenersparnis für jeden Arbeitgeber, zum anderen reduziert er die Wahrscheinlichkeit für einen Fehler bei der Archivierung von Dokumenten. Wollen auch Sie das volle Potential der Barcode-Archivierung nutzen und von den vielen Vorteilen profitieren? Dann melden Sie sich bei uns!

Ihr KippConsult-Team

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